Excel cần có tối thiểu các cột: Tên công việc, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc. Nếu có thêm Duration/Ngày công và Resource Names/Người thực hiện, hệ thống sẽ dùng để lập kế hoạch nguồn lực.
Kế hoạch nguồn lực theo Gantt dự án
Dự án
Bắt đầu từ tuần
Khoảng phân tích
Bộ môn
Cách tính: khối lượng còn lại của mỗi công việc được phân bổ đều trên các ngày làm việc còn lại. Công suất mặc định là 5 ngày công/người/tuần và có thể chỉnh riêng từng người.
Dưới 85%85–100%Trên 100% — quá tải
Ma trận tải nguồn lực
Phân bổ công việc từ Gantt dự án
Lưu ý: kết quả chỉ đáng tin khi các công việc chi tiết đã được gán đúng nhân sự và ngày công. Dòng tổng hợp WBS không được cộng lặp vào tải nguồn lực.
Ngưỡng cảnh báo
Báo trước bao nhiêu ngày
Coi là bỏ quên sau bao lâu không cập nhật
Tin nhắn nhắc việc theo từng người
Bấm Sao chép rồi dán thẳng vào Zalo nhóm hoặc chat riêng.
Kiểm soát thay đổi công việc
Dự án
Loại thay đổi
Trạng thái
Từ ngày
Baseline là ngày bắt đầu/kết thúc tại thời điểm nâng cấp hoặc lúc tạo việc. Những lần kéo dài deadline/công được tô đỏ và giữ lịch sử người sửa, thời điểm sửa, giá trị trước–sau.
Nhật ký thay đổi
Việc phụ trách là số việc người đó chịu trách nhiệm.
Việc trực tiếp làm mới là tải thật. Cột Chậm / Trễ / % TT tính theo việc trực tiếp làm.
Nhân sự phòng thiết kế
Bộ lọc kỳ đánh giá
Loại kỳ
Tháng
Quý
Năm
Bộ môn
Nguyên tắc: thống kê các công việc có ngày kết thúc kế hoạch nằm trong kỳ. “Đúng hạn” chỉ được ghi nhận khi công việc hoàn thành và có ngày hoàn thành thực tế không muộn hơn deadline.
Hiệu suất nhân sự
Lưu ý quản trị: số lượng và deadline chỉ phản ánh một phần hiệu suất. Khi đánh giá nhân sự cần xem thêm độ khó, chất lượng hồ sơ, mức độ phối hợp, thay đổi từ Chủ đầu tư và nguồn lực được giao.